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中国石油大学(北京) 基建处工程档案资料管理实施办法

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中国石油大学(北京)

基建处工程档案资料管理实施办法

  一.认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》,以及党和国家关于档案工作的方针、政策,努力做好基建档案归档工作。

  二.档案资料的收集范围,凡属新建、改建、扩建的房屋,从设计资料,上级部门对项目建议书、可行性研究报告及扩初设计的批复,地质钻探资料,小区规划、土方平衡,室外标高、外水、外电、下水,道路驳岸,初步设计,扩大初步设计,施工预算,招投标工作文件,开工报告,测量定位记录,各类合同及附件,工程协议书,图纸会审记录,修改设计资料,设计变更与工程洽商资料,监理文件,施工日志,审计结论及相关财务资料,各种验收证件,检测报告,材料设备的合格证及说明书,竣工图,隐蔽工程图,室内设备安装资料和图纸,竣工结算,财产移交手续及其它需要存档的文件资料。

  三.档案资料统一由资料管理员收集整理、归档,各类资料的经办人都必须主动将原件资料交资料室存档。资料室所存放的所有资料,不论是内部还是外部人员来查阅时,均必须办理手续,随查随还,不得任意携出室外。特殊情况必需借出时,由处领导批准,限期交还。若有丢失,除须作出书面检讨外,还视其情节处以100-500元赔偿。

  四.凡属订购、采购各类书籍资料,由基建处统一办理,所需数量由处领导审批决定。需借阅使用,或因工作需要长期使用者,统一由资料室编目登记,使用者应及时归还或办理移交手续。若有丢失损坏,视其情节处以赔偿。

  五.资料室管理人员,要认真做好基建档案资料的收集,整理鉴定、保管、统计和利用工作,为领导决策提供依据。

  六.妥善保存好图片资料、建筑模型。对已竣工项目的基建档案资料,项目负责人协调有关部门办理竣工验收手续,各种资料应及时归档。经资料员收集、整理并按规定装订成册后,送交档案馆内存档。

  七.归档的文字材料必须用不易褪色的具有较长保管时间的黑色、兰黑绘图书写墨水,而不应用红色墨水、复写纸、铅笔、圆珠笔等。

  八.档案管理工作人员应努力收集归档文件、资料,工作人员应积极协助,主动配合,做到基建档案完整、准确、无遗失。