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上海财经大学合同管理办法(试行)

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上海财经大学合同管理办法(试行)

第一章  

第一条  为规范学校合同管理,防范合同风险,维护学校合法权益,根据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条  本办法所称合同,是指以学校及其授权单位作为一方当事人与自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的合同、协议等。

第三条  合同的订立和履行必须遵守国家法律法规和学校的规章制度。

第四条  学校及其授权单位(在授权范围内)可以作为一方当事人与相对方订立合同。

   学校法定代表人或其书面授权委托的代理人(在委托权限范围和期限内),可以代表学校依法签订、变更和解除合同。

第五条  学校合同管理实行统一领导、归口管理、分级审批、各负其责的制度。

第六条  学校实行常年法律顾问制度。学校法律顾问依据学校委托,协助学校起草、修改、审查合同,参与合同谈判,参与合同纠纷的调解、仲裁和诉讼活动等。

第二章 合同管理部门及其职责

第七条  党委校长办公室是学校合同综合管理部门,其主要职责为:

   (一)制订学校合同管理的基本规章制度,并组织实施;

   (二)负责学校合同审批流转,并对合同内容进行法律审查;

   (三)统一保管并按规定出具学校授权委托书;

   (四)负责学校合同管理中的法律服务联系工作;

   (五)负责合同专用章的管理使用;

   (六)受学校委托参与重大合同的洽谈、合同纠纷处理等工作;

   (七)对校内各单位合同管理全过程进行监督评价,必要时提供意见建议。

第八条  学校根据业务类型,授权相关部门负责对其业务范围内的合同进行归口管理。

   (一)教务处:负责全日制本科生合作办学项目合同的管理;

   (二)研究生院:负责研究生合作办学项目合同的管理;

   (三)继续教育学院:负责成人学历教育合作办学项目合同的管理;

   (四)党委校长办公室:负责非学历学位培训合同的管理;

   (五)科研处:负责学校技术合同的管理,包括纵向及横向科研项目合作、技术开发、技术咨询、技术转让、专利申请和维持、产学研合作等合同的管理;

  (六)人事处:负责涉及人事管理和劳动聘用等内容的合同的管理;

   (七)财务处:负责投资合同、融资合同、担保合同和招投标合同等合同的管理;

   (八)审计处:负责审计事务合同的管理;

   (九)国际交流与合作处:负责学校与境外有关部门、院校签署校际合作交流等涉外合同的管理;

   (十)新校区建设办公室:负责基本建设工程咨询、工程勘察、工程施工、工程监理、建筑材料及工程配套设备采购等合同的管理;

   (十一)后勤管理处:负责设备采购、维修、服务合同,物业管理合同,房屋修缮、楼宇设施设备维修、公共设施零星急抢修、部分绿化养护委托等合同的管理;

   (十二)资产管理处:负责经营性资产和非经营性资产使用、处置,土地、房屋对外出租出借等合同的管理;

   (十三)合作发展处:负责校地合作、校企合作、捐赠等合同的管理;

   (十四)信息化办公室:负责管理信息系统建设项目相关合同的管理;

   (十五)教育技术中心:负责校园网络、公共数字资源及基础设施建设项目相关合同的管理;

   (十六)实验中心:负责实验室建设项目相关合同的管理;

   (十七)图书馆:负责文献信息资源采购及服务等合同的管理;

   (十八)档案馆:负责档案馆、校史馆和博物馆建设相关合同的管理。    校内其他单位可以根据学校授权,对其主管业务范围内的合同进行归口管理。

第九条  各归口管理部门的主要行政负责人为合同管理责任人,同时应确定专人为合同管理人员。

   合同内容涉及两个或两个以上管理部门的工作内容或部门职能的,根据合同性质或主要条款确定管理部门;不能确定的,由所涉管理部门协商解决;通过协商仍不能解决的,由学校决定。

第十条  合同承办单位是具体负责合同订立和履行的校内单位,其主要职责是:

  (一)对合同主体资质和履约能力进行调查和核实;

   (二)涉及己方付款的合同,须事先落实资金来源;

   (三)组织并参加合同谈判,商定合同条款;

   (四)负责合同的起草、送审、签署、履行;

   (五)处理或协助处理合同纠纷;

   (六)负责对本单位订立的合同进行整理归档。

   合同承办单位的主要行政负责人,可作为学校法定代表人的委托代理人,签署本单位业务范围内常规性、经常性业务合同以及权利义务关系相对简单的各类合同。

   归口管理部门亦可作为合同承办单位直接承办有关合同。

第三章 合同的订立

第十一条  除学校法定代表人直接签署合同,以及依据本办法已经获得授权的情形外,校内单位因工作需要,确需学校授权签署的合同事项,可向学校申请书面授权。

   经授权的委托代理人签署合同时不得超越和滥用代理权。未经书面授权的校内单位和个人,不得擅自对外以学校或校内单位名义签署合同。

   学校授权签署的合同,除本办法第二十条规定的情形外,一般仍需按照本办法规定进行合同审批、用印和备案。

第十二条  党委校长办公室具体负责授权委托书的办理。重大合同事项,一事授;常规性、经常性业务合同,原则上一年授。授权委托书文本一式两份,受托人(或受托部门)、党委校长办公室各留一份备案。

第十三条  合同应当以书面形式订立,即时交割的简单小额交易除外。通过信函和数据电文(包括传真、电子数据交换和电子邮件)等就合同主要条款达成协议的,应当签订确认书确认合同成立。

第十四条  签订合同时,有政府部门制定的标准合同文本的,尽量采用标准合同文本。

   对学校经常使用的合同,且没有政府部门标准合同文本的,归口管理部门应拟订学校标准合同文本,并送党委校长办公室审定、备案后使用。

第十五条  合同拟定前,合同承办单位应从维护学校权益出发,对合同相对方的主体资格、委托代理权限、经营范围、履约能力、经济实力、社会信誉等情况进行调查,并对合作事项的合法性、可行性和合理性进行必要考察及验证后,方可开展合同文本起草工作。

   涉及己方付款的合同必须事先落实资金来源,预算外合同订立前必须履行正常的预算审批程序,落实资金后按正常合同程序签订;没有资金来源,不得签订合同。

第十六条  合同文本应根据法律、法规、规章和学校规定,以及当事人协商一致达成的事项制定相关条款。合同的基本要素应齐全,条款应明确、具体。

   合同一般应包括以下条款:当事人名称或姓名、注册地址或住址;合同标的、数量、质量、价款或者报酬(含收、付款方式);合同双方权利义务;履行期限、地点和方式;合同变更和解除;合同有效期;违约责任;争议解决方式等。

第四章 合同的审批

第十七条  学校合同实行网上审批,涉密事项除外。合同承办单位应按规定在办公自动化系统事务管理模块填写合同协议审批单,并由合同承办单位负责人审签。审批单应当写明合同名称、合同相对方名称、合同类别、合同标的、资金来源、合同摘要等内容。

   合同承办单位原则上应在正式签订合同10个工作日前,将合同提交审批。合同送审一般应提交以下材料:

   (一)合同文本,涉外合同原则上需同时提供外文和中文文本,且中文文本原则上应具有不低于外文文本的效力。

   (二)合同相对方基本情况,必要时需提供相关资质证明。

   (三)符合学校招标采购管理规定的,需提供中标通知书和相关招标材料。

  (四)必要时需提供合同可行性及风险的论证或说明。

   (五)非学历教育培训合同需提供招生简章、宣传册等。

   (六)其他需要提交的材料。

第十八条  各类合同原则上必须经过学校办公自动化系统网上审批流程后,方可签订。审批流程具体如下:

   (一)党委校长办公室负责对送审合同进行合法性审查,对合同性质和内容进行初步判断,明确下一步的审签单位和流程。

   (二)党委校长办公室根据需要,委托学校法律顾问对送审合同进行法律审查。学校法律顾问主要审查合同条款的合法性和规范性,对履行合同的法律风险进行提示,必要时出具法律意见书。

   (三)送审合同有归口管理部门的,须由归口管理部门负责人签署明确的审核意见,仅签名的视为同意;合同内容涉及多个部门的,须经相关部门负责人会签。

   (四)送审合同最终须报请分管校领导审批,学校授权校领导就其分管业务范围内的合同事项进行审核与管理。送审合同在必要时还需报请校长批准,或提交党委常委会、校长办公会审议决定。

第十九条  具有下列情形之一的,可以不经过学校办公自动化系统网上审批流程,而由合同承办单位或归口管理部门负责人批准后,即可由合同承办单位主要行政负责人直接签订合同。

   (一)预算内小额采购合同,一般不超过1万元;

   (二)科研项目合同,包括但不限于科研课题投标书、立项申请书、结项报告书等,授权科研处统一审核管理;

   (三)人事劳动合同,授权人事处统一审核管理;

   (四)依照本办法第二十条规定获得书面授权的情形;

   (五)其他经党委校长办公室认定不需要经过学校办公自动化系统网上审批流程的合同。

第二十条  合同标的额在30万元以下的常规性、经常性业务合同,校内单位认为确有必要的,可以通过办公自动化系统内部请示向学校申请书面授权。授权申请应当写明提请授权的合同类型、合同事项、合同标的限额等内容,同时须提供本单位此类合同管理办法,并尽可能提交标准合同文本。

   校内单位的授权申请经党委校长办公室审核,分管校领导批准同意,必要时还需报请校长批准,或提交党委常委会、校长办公会审议决定后,方可不经过学校办公自动化系统网上审批流程,而由合同承办单位或归口管理部门负责人批准后,即可由合同承办单位主要行政负责人直接签订合同。

   按照本条前款规定获得授权的校内单位,若因合同管理不善给学校造成损失的,学校有权以书面形式随时收回授权。授权签署的合同应当每年向党委校长办公室备案,并于每年1231日前完成备案工作。

第二十一条  在合同审批过程中,相关会签部门应按各自的职能、业务范围对合同进行形式审查与实质审查,主要职责分别如下:

   (一)财务处:审查经济合同条款是否符合有关财经政策和财务管理规定,资金结算及付款方式是否合理,是否符合招投标管理规定等;

   (二)审计处:审查合同文本格式是否符合审计规范、合同的必要条款是否具备等,并对相应风险进行提示;

   (三)资产管理处:审查合同涉及到的资产购置、处置等内容,是否符合国家和学校的国有资产管理规定,资产购置款项是否列入设备预算,并对资产入账进行提示;

   (四)人事处:审查合同涉及到的人事管理、劳动聘用等内容,是否符合国家和学校相关规定等;

   (五)教务处、研究生院:审查合同涉及的学历、学位教育是否符合国家和学校有关规定;

   (六)国际交流与合作处:审查合同涉外条款是否符合国家和学校有关规定;

   其它会签部门在本部门职责和权限范围内对合同进行审核。

第二十二条  合同审批过程中,各审核、会签部门原则上应当自受理之日起2个工作日内转下一环节。会签部门对合同有疑义的,应当及时与合同承办单位联系,或向党委校长办公室提出。

第二十三条  合同文本经学校批准签发后,任何部门和个人不得擅自变更。合同文本在签订前主要事项有变动的,合同承办单位应当重新提交审批。重新审批的程序与初审时一致。

第二十四条  合同文本正式签订后,由合同承办单位送党委校长办公室确认无误,统一加盖上海财经大学合同专用章。

   合同承办单位申请用印时,应认真核对,确保盖章文本与签发文本的一致性。严禁在空白合同书上用印。

第二十五条  合同专用章由学校统一刻制、预留印鉴和编号登记。对外签订合同原则上使用合同专用章,如确需使用学校公章或法人印章签订合同的,从其特制规定。

第五章 合同的履行

第二十六条  合同生效后,合同承办单位应当遵循诚实信用的原则全面履行合同义务,及时了解合同相对方履行合同义务的情况,对合同履行进行动态监督,并妥善保管好合同原件以及其他相关材料,以备查档。

第二十七条  在合同履行过程中,确需变更或解除合同的,应由双方协商一致后,签订变更或解除合同的书面协议,并按前述流程报相关部门审批后签订。

第二十八条  在合同履行完毕后需要续签的,必须按前述流程报相关部门审批后再续签。除在合同中明确约定外,任何单位或个人不得擅自续签合同。

第二十九条  合同承办单位每年应将上年度的合同档案整理后移交学校档案馆保管。

第六章 合同纠纷的处理

第三十条  发生合同纠纷应争取双方协商解决,协商不成的,可依合同约定通过仲裁或诉讼程序解决。

第三十一条  双方协商未达成一致的合同纠纷,合同承办单位应及时报合同归口管理部门,合同归口管理部门及时商党委校长办公室,听取学校法律顾问的意见建议,从合同纠纷的起因、双方有无违约情况、责任大小等方面迅速收集证据,研究应对对策,并向学校提出处理建议,经学校同意后抓紧处理。

   没有归口管理部门的合同,合同纠纷的处理以合同承办单位为主,按前款规定程序办理。

第三十二条  合同纠纷涉及单位应当及时提供相关资料和信息,为学校处理合同纠纷提供必要支持。

第七章 责任追究

第三十三条  有下列情形之一的,学校视情节轻重予以警告、记过、降低岗位等级直至撤职、开除处分;造成学校名誉损害或经济损失的,将追究相关责任人的民事责任;涉嫌犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

   (一)未经授权擅自对外签订合同的;

   (二)超越授权或滥用授权签订合同的;

   (三)应签订书面合同而未签订,给学校造成损失的;

   (四)合同承办单位未调查对方资信情况、未审查对方主体资格,给学校造成损失的;

   (五)未按本办法规定履行审批手续的;

  (六)有意拆分合同规避学校合同管理规定的;

   (七)损毁、丢失或者擅自销毁合同档案的;

   (八)合同纠纷发生后,不及时汇报、消极应对或不及时提供必要支持的;     (九)泄漏学校合同意向、商业秘密或其他机密的;

   (十)其他违反法律法规和学校规定,给学校造成损失的。

第八章  

第三十四条  各合同归口管理部门可根据本办法制定与自身业务相适应的合同管理实施细则,并报党委校长办公室备案。

第三十五条  学校设立的具有独立法人资格的单位,可参照本办法管理合同事务。

第三十六条 本办法由学校党委校长办公室负责解释和修订。

第三十七条  本办法经学校校长办公会审议通过后生效,自印发之日起施行。以往规定与本规定不一致的,以本规定为准。

附件:

合同签订授权委托书

兹授权            负责对                   合同进行审核和签署。

授权单位: 上海财经大学(盖章)

法定代表人: (签名或盖章)

              签发日期:            

              有效期至: