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清华大学基建规划处合同管理办法

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清华大学基建规划处合同管理办法

第一章 总则

第1条 为加强合同管理,规范合同管理流程,明确管理职责,提高依法管理水平,防范建设风险,根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国招标投标法》等国家有关法律法规和学校的有关规定,清华大学基建规划处组织制订本办法。

第2条 本办法所称合同是指以基建规划处名义与法人单位签订的建设工程所需的各类书面合同,本办法所称的合同管理是指通过合同对工程项目的管理,包括合同签订、合同变更、合同履行、合同终止等全过程管理。

第3条  合同管理工作应当遵循依法签订、规范完整、加强监控、收尾及时的原则。

第4条  任何合同均须按照合同评审程序评审批准后方可订立。

第二章 合同管理机构

第5条 合同管理科是基建规划处合同管理机构。

第6条 合同管理科的职责是:

(1)宣传、贯彻、执行国家有关合同及合同管理的法律、法规和规章;

(2)制定本处合同管理办法,建立和健全各项合同管理制度,负责合同管理的日常工作;

(3)组织编写本处的重要合同示范文本;

(4)组织所有合同的评审工作,实行合同审查会签制度,组织处内招标全过程及招标后的合同谈判;

(5)参与对合同执行的过程管理,依据合同约定负责全部工程款项拨付审核;

(6)组织已完结算项目的竣工决算工作;

(7)统一管理本处的合同专用印章,建立合同专用印章使用制度;

(8)参与处理本处的合同纠纷案件,包括参加合同纠纷案件的调解、仲裁和诉讼活动;

(9)建立合同管理过程中资料收集保存制度;

(10)其他应当由合同管理科履行的职责。

第三章 合同的签订

第7条  合同的分类

由基建规划处签订的工程合同主要分为三类:

(1)施工类合同,包括:工程实施前期的拆迁、三通一平以及工程实施后期的水、暖、电外网、园林等配套工程合同、施工总承包合同、在工程实施过程中签订的设备安装合同和零星施工等合同。

(2)供货类合同,指基建规划处自行采购变配电、空调、电梯、座椅等重要材料设备签订的合同。

(3)咨询服务类合同,包括工程开工前进行的地形图与管线测绘、道路定线、环评、可研、勘察、设计、造价咨询、监理等各类咨询事宜以及工程竣工验收阶段的竣工测量、室内环境检测、消防检测等各类检测事项而签订的合同。

第8条  合同提交前提

合同提交前必须落实相应的资金。对于学校出资建设的项目,应在取得学校项目资金落实批文或常委扩大会决议立项后方能提交施工、供货合同;对于校内二级单位出资建设的项目,在签订前期咨询服务合同时必须取得二级单位项目估计投资5%的启动费,在启动施工、监理招标时应取得二级单位拨付的全额项目资金,金额超过1500万元的,至少应取得二级单位出资计划书书面确认。

第9条 合同提交的范围

合同提交的范围只能与工程建设有关,并符合学校批准的投资规模、标准、内容。与教学科研使用有关的独立安装的设备供货合同不允许签订,因情况特殊需要签订时,需提交项目经费来源批准部门的批件。

除项目立项性质属于维修项目外,其他项目原则上不得提交维修合同,当特殊情况发生维修性质事项时,应由项目负责人书面分析原因,总工办审核同意。属于施工单位缺陷并在缺陷责任期内,应办理从原施工单位预留保险金中扣除相应金额手续后,才能提交维修合同。

第10条 合同的提交

科室负责人或项目负责人根据合同类型按岗位职责提交合同,并填写《清华大学基建规划处工程合同评审表》(见附件1),在评审表中注明合同签订原因、合同单位选择方式说明、合同金额确定过程等合同相关信息。提交的合同应确保条款符合实际情况,并在送交审批之前已就合同内容与合同单位进行了沟通。合同有示范文本(包括国家规定、北京市规定的标准合同文本或基建规划处统一制定的示范文本)的,应当优先使用示范文本。如果与示范文本不一致,需单附页注明改动之处。提交合同评审表、合同草本的同时还需附合同单位履行合同所具备的合法经营许可、资质等证明文件。

第11条 合同的审批

合同管理科收到合同草本及评审表后,根据合同类别送各相关科室进行评审,各类合同评审分工执行《清华大学基建规划处工程合同会审会签分工原则》(见附件2)。合同审批部门负责人应在合同评审表上签署意见,做到字迹清楚,观点明确,词句不得存在歧义。对于评审中需修改的合同,合同管理科汇总各科室评审意见统一反馈给提交人,提交人应将修改部分与合同单位进行协商予以修改,若对方对合同条款有异议,提交人可请相关部门人员协助洽谈或提出建议,各科室对最终修改后的合同文本无异议的方可报送处长审批做为正式文本。

  第12条  合同评审分为常规审查和各科室针对性审查。

合同管理科履行合同常规审查,主要是审查合同单位的主体资格、资信状况及履约能力。具体包括:

审查合同内容是否属于合同单位营业执照核定的经营范围,检查营业执照载明的经营期限及其年检情况等;

审查合同单位是否具有履行合同义务所必须的资质证明等;

审查合同单位的法人代表身份或法人代表授权委托书是否齐全;

根据需要,可要求合同单位提供主要的财务报表以及从事相关业务的业绩证明材料;

根据需要,可要求合同单位提供履约担保。

常规审查合格后合同管理科送相关科室按照会审会签分工原则履行针对性审查,从不同角度进行合同签订内容必要性和依据充分性的审查。

第13条  合同评审后合同管理科通知经办人联系合同单位签订正式合同,不得工程结束后补签合同,因特殊情况需事后补签的合同应在工程实施前书面通知造价管理科和合同管理科,以便确定今后评审的依据。

第14条  达到法定招标、校定招标标准的事项必须履行法定招标、校定招标手续后方可签订合同。达到招标标准因特殊情况未采用招标方式的建设项目需取得免招标批示后方可签订合同。同一项目各类合同签订的内容中取数数据原则上应前后一致,并切合实际。

   第15条  合同单位库的建立

合同管理科根据合同类型不同,与相关科室联合从基建规划处历年合作单位及各科室推荐单位中根据单位资质、企业实力、技术水平、以往业绩、工作质量、服务评价等因素进行综合考评,逐步建立合同单位库,根据业务类型确定入围单位和候选单位报处长审批,非招标事项逐渐过渡到从合同单位库入围单位中选择单位。合同履约完成后组织相关科室从服务评价、技术水平、工作质量和职业道德等方面对合同单位进行考评,不合格单位经处长审批后退出,由候选单位依次替补。

  第16条  为使合同执行时尺度统一及各阶段款项支付、竣工资料验收、质量保修责任等事项的明确和利于执行,对几类主要合同付款条款明确如下(以下付款方式主要针对新建工程,其他类型工程可根据项目特点适当调整):

施工类合同预付款不超过30%(施工总承包合同一般为10%),进度款和变更洽商款付款比例不高于审核后的80%,竣工验收合格、提交完整的竣工资料和结算资料后支付至竣工初审价的比例不高于85%,结算审计完成后支付至审计额的95%,保留5%的质保金按国家质保要求逐期支付,质保金不计利息。其中:电气管线、给排水管道、设备安装、装修工程、供热与供冷系统2年质保期满后无质量问题可支付4%的质保金,屋面防水、有防水要求的卫生间、房间和外墙面5年质保期满后无质量问题可支付1%的质保金,不得使用保函方式。

供货类合同区分设备款和安装款分别支付:设备款预付款不超过30%,货到现场验收合格后累计支付比例不高于60%,货物安装调试验收合格经初审后累计支付比例不高于初审额的85%,结算审计完成后支付至审计额的95%,保留5%质保金待质保期满无质量问题后付清;安装款预付款不超过30%,安装调试验收合格且提供完整的竣工资料经初审后累计支付比例不高于初审额的85%,结算审计完成后支付至审计额的95%,保留5%质保金待质保期满无质量问题后付清。

设计合同预付5%,方案报审通过后付至10-15%,提交内容和深度符合要求的初步设计文件且取得人防初设批复后付至35-40%,提交内容和深度符合要求的施工图及外网文件且施工图审批通过后付至60%,结构封顶后付至80%,工程竣工验收合格后付清。设计合同原则上采用固定总价形式。

监理合同预付10%,施工过程中按工程节点支付,基坑开挖完成支付至监理费的20%,主体结构完成至±0后支付至监理费的30%,主体结构完成后支付至监理费的40%,设备及管道安装完成达到通水通电条件可分次支付至监理费的70%(根据工程规模大小分一至三次),竣工验收合格且所有监理资料移交后支付至85%,总包结算审计完成后支付监理费至95%,两年质保期满工程无质量问题后付清。监理合同原则上采用固定总价形式,不因工程结算金额变化进行调整;因非监理方原因造成工期延长,3个月内不增加监理费,超过3个月双方协商。

第四章 合同履行及变更

第17条 施工总承包合同签订后,合同管理科须组织造价管理科、总工办等相关科室向项目部人员进行合同交底。

第18条  施工现场对变更洽商的处理办法参见《清华大学基建规划处项目管理办法》。

建设工程合同在履行过程中必须加强监督管理。合同经办人员、工程项目部人员应认真检查并了解对方履行合同情况,及时处理和解决履行中出现的问题,定期或不定期向合同管理科反馈或向处领导汇报合同履行情况。如对方出现法定或约定情形可能产生合同履行风险以及对方违约时,经办人应及时评估履约风险,依法采取相关措施,当合同履行中出现适于经济处罚条款方面的情况时,可由造价管理科直接出具告知单经主管处长审批后送合同单位,同时抄送项目部、合同管理科,或由项目部告知造价管理科出具告知单送合同单位;当合同履行中出现涉及工期、现场管理等的处罚情况时,由项目部出具告知单经主管处长审批后送合同单位,同时抄送造价管理科、合同管理科。

在履行合同过程中,变更洽商不得随意改变合同实质性内容及政府批复性文件中的相关规定及关键性指标,确需改变的,需履行审批手续。

第19条  工程变更洽商的计价办法参见《清华大学基建规划处造价管理办法》。

第20条  合同管理科履行付款程序性审核,造价管理科对工程进度款、结算资料审核确认及取得审计室结算审计意见后送合同管理科。所有审核付款必须依据合同条款,各类合同付款审核执行《清华大学基建规划处建设项目付款审核工作规定》。

当合同管理科在合同执行时发现有明显依据表明有重复事项时,应通知项目负责人、造价管理科做减项处理,并及时汇报主管处长。

第21条  合同义务履行完成后项目部应监督合同单位尽快结算。超出合同规定期限仍未收到结算资料的,造价管理科向项目部发出必要的敦促通知。合同结算是否及时提交作为考核项目部的一项依据。待造价管理科、项目部确认项目所有需审计的合同全部完成结算审计后,合同管理科组织进行竣工决算工作。

第22条  合同管理科待所有成本确定后,制作《清华大学建设项目竣工交付意见确认书》及《清华大学建设项目合同及无合同费用清单》(见附件3)交予项目负责人签署意见,同时项目部提供工程竣工总结。之后,造价管理科与项目部进行资产核对,提供工程造价分析报告,必要时提供已审计合同的结算审计意见书的明细文件,合同管理科将造价管理科制作并签字确认的造价分析表向财务处基建财务室办理交付使用资产财务手续,编写《清华大学工程竣工决算说明》。《清华大学工程竣工决算说明》经处务会审阅同意后,合同管理科联系学校审计室进行决算审计。合同管理科负责与审计公司的总体沟通,相关科室、项目部配合,包括造价管理科配合解决审计公司提出的合同结算及审计问题。

第23条  合同管理科收到审计公司出具的《决算审计审核报告》后留存原件一份,转入基建档案一份,送财务处基建财务室原件两份,复印一份送造价工程科管理科,通知前期科列入本年度销项项目并提供竣工面积及决算金额。

 第五章 工程索赔及反索赔

第24条  工程索赔是在工程承包合同履行中,当事人一方由于另一方未履行合同所规定的义务或者出现了应当由对方承担的风险而遭受损失时,向另一方提出赔偿要求的行为。在实际工作中,“索赔”是双向的,既包括承包人向发包人的索赔,也包括发包人向承包人的反索赔。按索赔目的可以将工程索赔分为工期索赔和费用索赔。索赔方在索赔事件发生后的约定期限内不行使索赔权的,视为放弃索赔权利。

第25条  承包人(施工单位)提出的索赔是指在合同实施过程中,对非自身原因造成的工程延期、费用增加而要求发包人给予补偿损失的一种权利要求,通常由于发包人没有为承包人提供合同约定的施工条件、未按照合同约定的期限和数额付款、因工程变更造成时间和费用的损失、发包人提出提前完成项目或缩短工期而造成承包人的费用增加、非承包人的原因导致工程的暂时停工、停水、停电超过原合同规定时限、因发包人或监理人要求延缓施工或造成工程返工、窝工、增加工程量、不可抗力或不利的物质条件、合同缺陷等原因引起。监理人未能按照合同约定完成工作,如未能及时发出图纸、指令等也视为发包人违约。

合同管理科收到工程项目部提交的承包人索赔要求后,应及时组织项目部、造价管理科及其他相关科室进行审议,审核承包人的索赔要求是否在索赔事件发生后规定时限内发出、索赔依据文件是否属实、索赔款计算是否正确等,向处务会提出审议意见,经处务会批准后在规定的时限内用书面形式送达对方。

承包人接受了竣工付款证书后,应被认为已无权再提出在合同工程接收证书颁发前所发生的任何索赔。承包人提交的最终结清申请单中,只限于提出工程接收证书颁发后发生的索赔。提出索赔的期限自接受最终结清证书时终止。

当索赔未达成一致意见引起纠纷时,项目部告知合同管理科组织相关各方与合同单位协商解决,必要时咨询法律顾问。协商不成需进行仲裁或诉讼的,由法律顾问协助办理有关事宜。

第26条  发包人提出的反索赔是指在合同实施过程中,对因承包人原因造成的工程延期、费用增加而要求承包人给予补偿损失的一种权利要求,通常由于承包人没有按照合同约定的质量、工期完成施工,或者由于不当行为给发包人造成其他损害等原因引起。

反索赔由工程项目部提出,工程项目部在发生反索赔事项时及时填写《清华大学基建规划处反索赔事项通知单》(见附件4)发合同管理科,合同管理科组织项目部、造价管理科及相关科室审议,计算索赔费用,报处务会批准后项目部在规定时限内以书面形式送达承包人。

项目部告知造价管理科、合同管理科及相关科室参加与承包人就索赔事项的谈判工作,最终确定索赔额后,造价管理科在结算书中扣减工程款。

第六章 合同印章管理

   27  基建规划处授权合同管理科持有“清华大学基建规划处合同专用章(基建)”,基建规划处处长在《清华大学基建规划处工程合同评审表》上签字同意后,合同管理科方可在对应合同文本上加盖合同专用章。合同必须由签约方法定代表人或法定代表人委托的代理人签字并加盖双方单位印章,原则上应当让签约对方先行签字盖章或者双方同时签字盖章,在由我方出具合同文本情况下我方先行签字盖章后再转对方签字盖章。严禁将仅有我方已签字、盖章却无合同条款具体内容的合同末页或空白条款,交、寄给对方签字盖章。合同须加盖骑缝章。

第28条  根据学校招标工作领导小组2010年10月22日工作会议通过《建设工程或设备采购中校定招标项目实施合同备案的规定》,基建规划处授权基建招标管理办公室即合同管理科持有“清华大学招标管理办公室合同备案专用章”,合同管理科按照招标管理范围负责相应的合同备案,在甲方保留的每份合同上加盖备案章。

第29条  合同专用章、合同备案专用章由合同管理科设专人保管、规范使用,签订的工程合同必须在授权同意范围内使用合同管理专用印章,不得使用行政印章或其他公章代替,合同用章在保管过程中不慎遗失,责任人必须在确认丢失后24小时内向主管处长报告,并负责办理印章挂失手续。

第七章 合同档案管理

30条 合同签订后,合同管理科应对合同按统一编号规则编号,送造价管理科、财务处基建财务室各一份进行签收,并将合同信息录入信息管理系统。合同编号规则为:工程项目名称-合同序号。

第31条  合同基础资料—般分为三个阶段:

(1)合同正式签订前产生的相关资料;

(2)合同正式签订后履行过程中产生的相关资料,包括合同纠纷发生后产生的相关资料。

第32条  合同基础资料包括但不限于:合同当事人的资信资料、从业资格要求的相关证书、招投标文件、合同、补充合同、合同评审表、合同登记表、结算资料、会议纪要、来往函件、来往函件的签收单据、数据电文、起诉状、答辩状等。

第33条  合同管理科、造价管理科和工程项目部应当加强合同基础资料的管理工作,建立健全合同基础资料管理制度。各部门都应当指定专人负责各自合同基础资料的管理工作,建立合同基础资料台账和档案,确保完好无缺。

第34条  合同基础资料是重要文件,合同签订前工程招标资料、合同文本及合同纠纷资料原件必须在合同管理科归档保存,竣工结算资料原件在造价科归档保存,项目部在日常工作中应当使用复印件。严禁涂改、毁损合同基础资料。如确需使用合同基础资料原件的,应建立严格的审批、催还、归档制度。严禁随意出借合同基础资料,严禁泄漏合同基础资料中的内容。

第35条  合同基础资料应当在合同履行完毕或纠纷处理完毕竣工决算后30日内,系统整理后装订归档。合同文本与合同辅助文件分开装订,合同文本存档顺序为:合同目录、合同文本;合同辅助文件存档顺序为:合同目录、合同评审表、合同付款信息登记表、合同付款文件、合同单位资信文件(包括营业执照、资质证书、法人授权委托书、名称变更证明、承诺书、项目人员组成等)、合同费用计算文件(包括合同费用结算单、报价单、合同价计算过程记录单等)、履约过程中发生的信函、公证、电报、图表、视听等各类资料。

第八章 责任追究

第36条  基建规划处各经办人员在合同签订或履行过程中有下列情形之一的,根据情节轻重给予责任人行政处分,给学校造成经济损失的,追究责任人员的经济责任。

(1)应当签订书面合同而没有签订的;

(2)未经授权或超出授权范围签订合同的;

(3)将合同章提供给其它单位或个人使用的;

(4)未按本办法规定履行审批、会签、登记或备案手续的;

(5)擅自销毁或涂改合同的;

(6)未按合同约定履行造成学校经济损失的。

第九章 其它

37  本办法由基建规划处负责解释、修订和监督执行,有不尽之处,参照学校相关规定。

第38条 本办法自2013年11月起施行,2007年1月施行的办法同时废止。遇国家、北京市和学校相关规定变化,另行调整。