第六条基建工程档案工作是基建管理工作的一部份，纳入基建管理工作计划和工作业绩考核内容。部里指定1名副部长任基建管理部档案工作责任人，各职能办公室指定1名副主任任本办公室的档案工作责任人，还要指定直接负责收集归档材料的工作人员。项目管理办公室在实行项目责任制以后，每个工程项目组长任该项目的档案工作责任人。档案工作责任人的职责是按本办法的规定和分工做好所在办公室、项目组归档材料的收集及有关工作。

第三章工程档案的收集

第七条工程档案的收集是工程档案管理工作的基础，必须按《基建管理部工程档案归档范围》的规定，认真收集。

第八条工程档案归档材料的收集是基建管理部各职能办公室和全体干部职工共同的责任，必须提高档案意识，认识到工程档案的重要性，齐心协力把归档材料收集齐全。

第九条工程项目立项、投资归档材料的收集工作由投资办负责。承担年度基建投资计划编制的工作人员在工作完成后的1个月内向工程档案资料室移交归档材料。分管部领导检查、落实。

第十条建筑工程拆迁批准文件归档资料的收集工作由规划与土地管理办公室负责，在拆迁手续完成后1个月内向工程档案资料室移交，分管领导检查、落实。

第十一条工程项目设计、设计变更及规划报建归档材料的收集工作由技术办负责。承担设计委托及报建的工作人员在工作完成后的1个月内向工程档案资料室移交归档材料。分管部领导检查、落实。

第十二条工程项目招标档案的收集、整理、立卷、保管、利用工作由学校采购与招投标管理中心负责。为了保证工程档案的完整性，采购与招投标管理中心必须在每项工程招投标工作完成后的1个月内向基建管理部工程档案资料室移交3套完整的招标文件。部档案工作责任人协调、落实。

第十三条工程项目施工及施工报建归档材料的收集工作由项目办负责。由于施工周期较长，为了防止归档材料的流失，应在每道工序完成后3天内，由项目组长收齐该道工序的检测、验收等归档材料，向工程档案资料室移交。工程项目竣工验收合格后2个月内，由项目组长收齐全部归档材料，向工程档案资料室移交，其中的检测、验收及竣工资料必须完整、无误，有监理单位及行业主管部门的审核、签证，有项目组长的审核、签证。分管部领导检查、落实。

第十四条工程档案资料管理员必须及时了解各工程项目的进展情况，督促各职能办公室负责收集归档材料的工作人员及时移交归档材料。在接收归档材料时要按《基建管理部工程档案归档范围》的规定认真检查验收，对不符合要求的要提出明确的整改意见，每月底向本办公室档案工作责任人书面报告各工程项目归档材料的收集情况，问题突出的应及时向部档案工作责任人报告，及时协调解决。

第十五条工程档案资料管理员在接收归档材料时，必须认真填写《工程档案归档材料收集登记表》，移交人和接收人清点交接后，在表上签名。接收和发放设计文件时要填写《武汉大学基建工程项目设计文件接收（发放）单》。

第十六条因工作需要借用已收集好的归档材料时，按档案保管利用的规定，严格登记，办理借用手续，并限定使用时间，用完后及时归还。

第四章工程档案的整理与立卷

第十七条为了使归档材料更加规范，便于整理，延长使用寿命，基建管理部的干部职工，特别是领导干部在日常工作中应注意以下问题：

（一）签署意见、批示、签名时须使用碳素墨水，在纸张左侧要空出2厘米的位置，以免装订后影响查阅；

（二）起草各种文件，交付打印的定稿应使用A4（210毫米×297毫米）规格的纸张，使用碳素墨水书写。

第十八条工程档案的整理是工程档案管理的研究性工作，必须严格按《基建管理部工程档案归档范围》的规定，认真筛选，注意保持工程项目建设的自然规律和完整性，保持材料之间的有机联系，保持材料的系统性和不同特点。

第十九条工程项目的建设是一个长期的过程，因此收到归档材料后必须随时整理、分类，发现问题及时整改，而不能等到工程竣工之后再一起进行，使问题成堆，时间拖延，难于纠正。

第二十条已整理好的归档材料应使用专用的装具装好，注明工程项目名称，存放在专用的柜子里，建立归档材料检索，取放方便。

第二十一条工程项目竣工交付使用后，必须及时把整理好的归档材料立卷，“按来源原则实行全宗管理，”全宗号是：5，分类号是：JJ12，立卷档号由全宗号、年度、分类号、案卷号4部分组成。

第二十二条立卷时应注意下列问题：

（一）按时间先后顺序和主次、重轻顺序排卷内材料秩序，结果在前，起因在后，如：批复在前，请示在后；正稿在前，定稿在后；结论在前，证据在后等；

（二）按建设单位（使用单位）——工程项目——材料种类3要素书写案卷标题；

（三）在案卷左侧1厘米处装订，3孔1线，左、下方对齐，厚度不超过1厘米，一个工程项目可以分成若干卷，分卷时要注意不把一个问题分在两个案卷中，保持案卷内容相对的完整性。

（四）装订前要清除材料中的金属物，修补破损处，切除多余处，操作中一定不能伤害文字及符号，纸张过大时可以折叠；

（五）按要求填写案卷封面、备考表和案卷目录，贴上标签后装盒上柜。

第二十三条立卷工作完成后，应将无法立卷和重复多余的归档材料及时销毁，以免占用装具。销毁前应将拟销毁的材料目录书面报本办公室和部档案工作责任人，经批准后进行。

第五章工程档案的保管与利用

第二十四条工程档案的保管以防潮、防蛀、延长使用寿命和便于利用为原则，应满足以下保管条件：

（一）配置专用的档案室和符合档案保管要求的装具；

（二）配置除湿、防虫、消防、防盗设备；

（三）所需经费列入事业开支，统一管理。

第二十五条工程档案的管理要规范化，用计算机管理档案信息，归档材料的收集、归档材料的借用与归还、设计文件的接收和发放、档案的借阅与归还、档案的目录、上交的档案目录等信息都要分类统计，建立卡片检索和计算机检索两种检索工具，保全档案信息，提高工作效率。

第二十六条保管工程档案的目的是为了利用，在遵守工程档案利用规定的前提下，应提倡和鼓励利用。

第二十七条部内工作人员查阅或复印工程档案，须经分管工程档案办公室档案工作责任人批准，认真办理查阅登记手续后，在工程档案室内进行，查阅人必须遵守保密制度，不翻阅与所查内容无关的案卷，严禁涂改、毁损、抽拆和改变档案内容。

第二十八条校内单位、个人查阅或复印工程档案，须经部档案工作责任人批准，按第二十六条规定办理。

第二十九条校外单位、个人查阅或复印工程档案，应持有单位介绍信、本人工作证或身份证，按第二十六条、第二十七条规定办理，必要时须经校办或学校档案馆同意。查阅时按学校档案馆规定的收费标准，实行收费服务。

第三十条工程档案的原件一般不外借，确因工作需要借出的，校内单位、个人要写出书面借条，经过部档案工作责任人的批准后方可借出；校外单位、个人要写出书面借条，经校办或学校档案馆批准后方可借出。借出时间一般不超过3天，确需延长的，须按上述程序办理续借手续，续借时间最长不超过15天。

第三十一条工程档案管理员要坚持每月清理档案借阅情况，到期未还的，及时催还；问题突出的，及时报告本办公室和部档案工作责任人，协调解决。

第六章罚则与附则

第三十二条发生下列情况之一者，依据《中华人民共和国档案法》和《武汉

大学档案管理办法（试行）》当中的处罚条款给予处罚：

（一）不按时移交归档材料；

（二）不按时归还从工程档案室借出的案卷或归档材料；

（三）损坏、涂改案卷或归档材料；

（四）丢失案卷或归档材料。

第三十三条本办法自公布之日起执行。