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复旦大学基建处建设工程档案资料管理规定

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复旦大学基建处建设工程档案资料管理规定

第一章

第一条 为了加强和规范建设工程档案管理,提高建设工程项目管理水平,根据《中华人民共和国档案法》,国家档案局、国家计委联合颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《建设工程质量管理条例等法律、法规、规章,结合《城市建设档案管理规定》、《复旦大学基本建设项目管理办法》等,特制定本规定。

第二条 建设工程档案资料是按照工程建设程序形成的反映项目建设的真实记录。建立完整、准确、系统的档案资料是实现建设工程质量、进度、投资和安全目标的重要保证,规范档案资料的管理是做好工程竣工验收和运营维护管理的基本要求。

第三条 本规定所指的建设工程是指基建处负责的新建、改建、扩建和修缮的工程项目。

第二章工程资料的归档内容

第四条 新建、改扩建项目

一、前期文件

(一)综合性文件

1、重要会议记录、纪要、考察、调查报告,专家建议文件

2、有关请示、批复、批准等文件

3、有关合同、协议等文件

4、动拆迁文件

(二)立项依据性文件

1、项目建议书(含报请审批的报告与文本)、附件及批复

2、可行性研究报告(含报请审批的报告与文本)、附件、环境影响评估报告及批复

3、设计任务书及批复

4、建设用地选址意见书及批复

5、国家土地使用证及地形图

6、建设用地规划许可证及核准的地形图

7、建设工程规划许可证及核准的建设工程位置地形图及总平面图

8、环保、卫生、消防(审图证)、人防、交警、绿化等审核文件

二、设计技术文件

1、勘察、设计合同及招标、投标文件

2、工程水文、地质勘探报告及地质图

3、方案设计及工程估算

4、初步设计及工程概算

5、施工图设计及工程预算

6、工程结构设计计算书及说明书

三、施工技术文件

(一)综合文件

1、施工合同及招标、投标文件

2、施工预算

3、施工组织设计等质量计划文件

4、开、竣工报告

5、工程质量事故报告及处理记录

6、重大工程事故责任人登记文件

(二)测量类文件及沉降观察

1、施工定位测量

2、工程沉降,位移观测记录

3、工程测量成果资料(边界、标高、测设、导线、水准点等)

(三)桩基类文件

1、桩施工记录

2、桩标高的偏差和位移实测记录

3、桩加固处理记录

4、桩检测报告

5、维护结构及设计说明

6、其他地基、基础处理记录

7、桩基竣工报告

(四)质评类文件

1、单位工程外观、实测、内业资料综合评分表

2、分项、分部工程质量验收证明书(桩基、基础、主体)

3、电梯分部工程质量验收证明书

4、烟(风)道,垃圾道检查记录表

5、地基验槽记录

6、隐蔽工程验收记录

7、单位工程感观质量评定表

(五)施工材料质量保证文件

1、原材料汇总及质量证明单、试验报告

1)水泥、砂、石、钢筋、焊条

2)防水、防腐、隔热保温材料

2、施工试验汇总表及试验报告

1)砂浆级配通知单,试块抗压试验

2)混凝土级配通知单(或出厂通知单)及抗渗、抗压试验

3)钢筋焊接试验

4)砂垫层环刀测定

5)防水工程试水试验

6)回填土密实度测定

3、预制构件明细表及合格证、试验报告

1)钢筋混凝土构件、钢构件

2)钢门窗、木制门窗

(六) 设计变更的依据性文件

1、设计变更的依据性文件汇总表

2、设计变更通知书

3、业务联系单

4、技术核定单

5、工程师指令

6、工程会议纪要

(七)、监理文件

1、监理合同及招标、投标文件

2、各施工阶段的质量评估报告

3、工程质量评估报告

四、竣工验收文件

(一) 工程竣工验收备案文件

1、建设工程竣工验收备案表

2、建设工程竣工验收报告

3、勘察单位工程质量检查报告(合格证明书)

4、设计单位工程质量检查报告(合格证明书)

5、施工单位工程质量竣工报告(合格证明书)

6、监理单位工程质量评估报告(合格证明书)

7、上海市建设工程档案审核意见书及汇总

8、上海市建设工程竣工验收备案质量终身责任人登记文件

(二)工程决算及审价报告

(三)上海市建设项目(工程)档案验收合格证

(四)上海市建设工程竣工规划验收合格证明(含竣工规划验收测量成果)

(五)上海市房地产权证(含房屋土地测绘技术报告书)

(六)其他专业竣工验收鉴定证书(包括消防、环保、卫生防疫、环卫、电

梯、劳动保护等专业)

(七)其他项目竣工验收文件

(八)现场声像资料

1、工程现场原地物、地貌和建成后建筑物的照片、录像

2、重大工程建设全过程的照片和录像

五、竣工图

1、总平面布置图

2、建筑、结构竣工图

3、大型设备基础竣工图

4、电力、照明、给水、排水、煤气、通讯、暖通、监控、电梯等专业竣工

5、建设用地范围内地下综合管网图(含管线接口位置)

六、上各条未列出的其他档案资料,如工程承包、材料设备采购补充协议等。

第六条 修缮项目

一、合同价款在20万元以下的项目

修缮申请报告(非计划项目)、立项报告(10万元以上非计划项目)、设计合同(若有)、监理合同(若有)、施工合同、预(决)算书、竣工图(若有)、审计报告及其它相关资料。

二、合同价款在20万元以上(含20万元)的项目

修缮申请报告(非计划项目)、立项报告(非计划项目)、设计合同(若有)、监理合同(若有)、招标文件、投标文件(正本)、评标记录、施工合同、预(决)算书、竣工图(若有)、审计报告及其它相关资料。

三、向政府部门报建的项目

学校立项批文、资金证明、设计合同、监理合同、施工许可证、工程竣工验收备案文件、工程洽商资料、监理文件、施工技术资料、招标文件、投标文件(正本)、评标记录、施工合同、预(决)算书、竣工图、审计报告及其它相关资料。

第三章工程资料的收集与保管

   第七条 建设管理部和技术与前期管理部主要负责建设工程资料收集和过程管理。综合办主要负责建设工程资料的汇总和归档。

第八条 第二章第四条前期文件、设计技术文件所涵盖的工程资料及施工技术文件内的施工合同及补充协议、招标、投标文件、施工预算由负责该项工作的人员收集,并在项目实施过程中及时将资料(原件)送综合办存档。

第九条 第二章第四条施工技术文件、竣工验收文件与竣工图所涵盖的工程资料由该工程项目的负责人收集,并在项目实施过程中保管资料原件。

第十条 修缮工程资料归档时间:

(一) 合同价款在20万元以下的项目:一般要求项目管理人员在项目审计完成后自行整理,于次年元月上旬完成整理工作,连同移交目录一起向资料管理人员移交归档,并做移交登记。未审计完毕的资料暂不移交。

(二)合同价款在20万元以上(含20万元)的项目:应在每个项目完成后,工程决算送审前,由项目管理人员连同移交目录一起向档案管理人员移交归档,并做移交登记。未办理档案移交的项目工程决算不予送审。待项目审计完成后,审计报告也应及时归档并做移交登记。

(三)向政府部门报建的项目:应在每个项目完成后,工程决算送审前,由项目管理人员连同移交目录一起向资料管理人员移交归档,并做移交登记。未办理档案移交的项目工程决算不予送审。待项目审计完成并向政府部门备案后,审计报告连同工程竣工验收备案文件也应及时归档并做移交登记。

第十一条 资料管理人员应按照文件形成的先后顺序或项目完成的情况及时收集、分类整理、编目造册,便于查阅和归档。

第四章 工程资料的查阅与留存

  第十二条 因工作需要查阅已归档的工程资料,应前往校档案馆依照有关规定查阅。

第十三条 因工作需要查阅处内自存的工程资料,应向保管人员办理借阅手续,用完后及时归还。

第十四条 因工作需要留存档案资料,应事先向保管人员说明情况并办理登记手续。

第五章城市建设档案的编制验收与报送

  第十五条 在工程竣工验收阶段,应按照上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定编制并报送城市建设档案。

第十六条 城市建设档案编制报送工作由综合管理办负责。各建设管理部有关人员应按照编制与报送要求分类整理所需工程资料,及时移交给综合管理办,协助办理档案报送工作。

第六章建设工程竣工备案文件的编制

   第十七条 在工程竣工验收阶段,应按照上海市建设工程竣工备案实施细则等文件要求,做好竣工验收工作。

第十八条 工程竣工备案文件的编集、整理与报送由工程项目负责人负责。综合管理办公室协助办理。

第七章学校档案馆工程资料的归档

   第十九条 工程项目竣工后,应按照学校档案馆的有关要求对工程资料进行归档。

第二十条 学校档案馆工程资料的编制与报送由综合管理办负责,按照复旦大学基建档案归档要求执行。

第二十一条 工程项目的负责人按照校档案馆归档要求将工程资料分类整理后移交给综合管理办,并协助资料管理人员做好归档与报送工作。

第八章 工程资料管理人员工作职责和保密职责

第二十二条 工程资料管理人员工作职责:

(一)接收:接收资料时,须按归档要求认真验收,并办理交接登记手续。

(二)分类、整理:及时对接收的资料一定的分类原则、使用统一的分类标准进行分类;用排列序号、加盖档号章、装订的方法进行整理。

(三)录入:对已经分类、整理后的资料及时录入,随手装盒、存架保管

(四)存放:存放时应按从上至下,从左到右顺序存放,以便于管理、利用。

(五)移交档案:根据校档案馆相关要求,一个完整的工程项目竣工后,应及时搜集、校核、整理竣工资料,按要求组卷、编目、装订成册,及时移交校档案馆。

(六)定期核查:定期对处内自存的工程资料进行检查,核对,对应交而未交的资料(特别是后期的竣工报告等资料)及时追回;对破损或载体变质的档案,及时进行修补、复制。

第二十三条 保密措施:严格遵守保密制度及借阅规定,确保处内留存的工程资料安全,擅自扩大利用范围,防止造成泄密。

第二十四条 为确保工程资料安全,存放库房实施封闭制度,钥匙由综合管理办保管。

第九章附则

第二十五条 本规定由基建处负责解释。

第二十六条 本规定经基建处20121223日修订,自通过之日起实施。