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北京大学基建工程部工程项目档案管理办法

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北京大学基建工程部工程项目档案管理办法

为加强工程项目基建档案规范化、制度化管理,充分发挥基建档案在工程建设中的作用,依据《中华人民共和国档案法》、《北京市城市建设档案管理办法》及北京市地方标准《建筑工程资料管理规程》、《市政基础设施工程资料管理规程》,结合北京大学基建档案管理规定,特制定本办法。

第一条工程项目基建档案内容及范围

工程项目基建档案是指工程项目从工程立项、项目建议书、项目可研报告、规划设计方案报批至工程项目施工、监理招投标、签订合同、办理施工许可证以及工程项目施工全过程直至工程项目竣工验收交付使用,按基建程序完成的全部内容,期间形成的有价值的文字材料、图纸、图表、照片、录音、录像、光盘等各种载体,均属于项目档案归档范围。

第二条基建档案组织领导

1.工程项目基建档案管理按北京大学统一领导、统一管理的原则,由学校档案馆集中管理。

2.基建工程部档案管理由基建工程部部长统一领导,采取分工负责、专人办理的办法。

①属于工程项目前期报批文件资料,由基建工程部计划办公室负责归档,由计划办公室安排专人负责档案登记、整理、归档全部工作。

②属于工程项目的施工、竣工全过程中的资料,由基建工程部工程建设办公室、维修办公室负责整理归档,工程建设办公室、维修办公室安排专人负责办理工程项目(新建、改造含主体配套工程的全部室外工程)登记、整理、归档工作。

第三条 基建档案管理具体办法

基建工程部工程项目档案管理由两部分组成:

一部分为工程前期立项、项目建议书、可研报告等报批手续的文件资料档案。

一部分为工程项目施工过程、竣工验收交付使用过程(含主体工程配套施工的全部室外工程),有保存价值的文字材料及图样资料。

具体管理办法:

1.工程项目报批文件资料归档办法:

①按列入基建年度投资计划的工程项目,其报批文件资料归档均由专人负责按各个工程项目名称,分别立卷归档有关工程前期报批的全部材料。

②报批文件资料中不属于各个工程项目的文件,由专人负责登记、按收发文件的时间、内容序时登记立卷归档。

2.工程项目施工过程、竣工过程归档管理办法:

①工程项目包含新建、改扩建工程,维修改造工程以及室外工程等基础设施全部施工过程的竣工验收资料,分别按各个工程项目名称,工程进展程序,序时整理施工,竣工过程中全部资料立卷归档。

②基建归档具体细则见附件一《北京大学基建档案整理要求》。

③基建归档材料,按北京大学档案规定,填写档案移交清单(附档案目录)一式二份交接,双方各保存一份备查。

第四条 基建档案管理具体要求

1.为使基建档案工作规范化、制度化,工程项目确定施工单位后,在与施工单位开始签订合同时,在合同中必须明确施工单位应按时间、规定提供施工过程中形成的应归档的各种资料、文字、图样材料。

2.工程施工过程中,建设单位、施工单位、监理单位对工程投资、工期、质量的控制、工地例会、质量定期抽检、结构验收、主要材料、设备检(试)验清单、工程中办理的全部洽商等有关资料,整理归档备查。

3.工程竣工交付使用前,进行工程档案预验收,各种设备调试、检测报告等全部资料,一并与工程竣工验收同时办理,竣工工程档案验收不合格,即为本工程不合格。

4.工程项目在竣工交付三个月内,施工单位和各专业管理人员必须将整理工程施工、竣工档案资料向北京市城建档案馆办理移交。

5.工程项目竣工交付使用半年内,施工单位和各专业管理人员必须将施工过程、竣工交付中形成的应当移交的全部工程档案整理后向基建工程部工程技术档案负责人办理移交。

6.工程项目竣工档案经基建工程部专人负责保存两年后,按学校档案馆规定,将全部资料整理登记,移交学校档案馆。

第五条 档案工作监督、检查、指导

1.基建工程部的基建档案形成、整理、归档工作,接受学校档案馆的监督、检查和指导。

2.凡须将工程项目竣工资料移交北京市城建档案馆,其整理档案资料均接受市城建档案馆的监督、检查、指导。

第六条:基建档案归档工作实施过程中须不断完善补充,最终以基建工程部批准为准。