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上海财经大学档案管理办法

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上海财经大学档案管理办法

第一章  总则

第一条 为了加强学校的档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法令和规定,结合我校的实际,制定本办法。

第二条 学校档案是学校从事教学、科研和党政管理以及其它各项活动直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

第三条 学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。学校应把档案工作列入学校整体发展规划和工作计划,纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围;并在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、检收档案工作,切实加强对档案工作的领导和管理。

第二章  领导体制和机构设置

第四条 我校档案工作接受教育部、上海市教委业务主管部门的领导,同时接受上海市档案局的指导、监督和检查。

第五条 学校在校长统一领导下,由一名校领导分管全校档案工作。设立校档案工作委员会,由分管校领导任主任,学校各主要职能部门、档案部门负责人组成,对全校的档案工作进行指导、监督和协调。

第六条 学校设立档案馆, 建制为处级。它既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。

第七条 学校档案馆的基本任务:

   (一)贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,规划全校档案工作,制订具体的工作计划

   (二)对学校各部门档案工作的执行情况进行监督、指导和检查;

   (三)制订学校档案工作的规章制度,加强档案工作的规范化、标准化、制度化的建设,逐步提高档案的现代化管理水平;

   (四)负责建立和健全学校专兼职档案员队伍,并进行业务培训;

   (五)负责接收、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计、销毁全校各类档案及有关资料;

   (六)开展档案的开放和利用工作,积极开发档案信息资源,为学校和社会服务;

   (七)负责编制检索工具,编辑参考资料,汇编档案文献;

   (八)开展档案宣传工作和利用者教育活动;

   (九)开展档案学术研究,积极组织专兼职档案员参加校内外档案业务研讨、交流和协作活动。

   (十)努力提高档案的计算机管理水平,积极参与学校的信息化整体建设;

   (十一)完成学校领导交办的其他主作。

第八条 学校各部、处、院、系、馆、所、中心(以下称各部门)由一位负责人分管本部门的档案工作,并视情况配备若干专()职档案工作人员,负责本部门档案的收集、立卷和移交工作。

第三章  学校档案工作人员

第九条 学校档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵守纪律,具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

第十条 学校档案馆设馆长一名,副馆长一名。档案馆馆长人选由认真执行党的方针政策、热爱档案事业、有馆员(或相当于馆员以上专业技术职务、有组织管理能力、身体健康的人员担任。

第十一条 学校档案工作人员列人学校事业编制,其编制人数由学校根据本校规模及馆藏档案数等实际情况确定。

第十二条 学校档案工作人员包括档案馆和各部门专职档案工作人员以及以做档案工作为主的兼职人员)属档案专业技术人员,其职称和待遇,按国家有关规定执行。

第四章  经费、库房和设备

第十三条 学校要确保档案事业的设备经费的需要,其所需经费应列入学校预算,专款单列,统筹安排。学校各部门应有一定数额的经费用于档案工作。

第十四条 学校必须为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的库房。存放声像等特殊载体档案,应设有专门库房,并配置恒温设施。

第十五条 学校要有计划地为档案馆配备复印机、录音、录像、照相和计算机档案管理系统等设备,逐步实现档案管理现代化。

第五章  文件材料的归档、移交和接收

第十六条 学校应建立和完善归档制度,纳入教学、科研和管理人员的职责范围,做到每项重要的教学、科研、党政管理工作,都要有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十七条 学校实行部门、项目(科研、基建及大型活动)立卷制度,各部门均为立卷单位。在专职档案工作人员的指导下,立卷人按文件材料形成的规律,加以系统整理组卷、编排页号、填写卷内目录、拟定案卷标题,经专职人员检查合格后,方可装订成卷,正式移交。

第十八条 全校性、综合性的材料由党委办公室、校长办公室负责立卷归档;立卷归档材料涉及多个部门的,由一个或几个主要职能部门归口,其他部门可向他们集中或靠拢;专业性或具体业务性的材料,由各承办单位立卷归档;校内外单位协作完成的研究课题,由主办单位归档,保存一整套档案,协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料的正本,并将有关的复制件送交主办单位。

第十九条 学校文件材料的归档范围和保管期限,按《上海财经大学各类档案归档范围和保管期限表》执行。

第二十条 个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料,必须在规定的时间内按要求转交给本部门档案人员,统一移交学校档案馆集中管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第二十一条 对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料,学校可通过征集、代保管的形式进行管理。对于校内外单位、个人捐赠的档案,由档案馆保管,学校应对捐赠人员给予奖励和表彰。

第二十二条 学校档案馆要注意向国内外征集与本校有关的各种档案资料。

第二十三条 各种载体形式归档的文件材料应质地优良、书绘工整,用碳素、蓝黑墨水书写,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。

第二十四条 归档时间与档案移交手续

   (一)一般档案在次年上半年向学校档案馆移交,重要科研、基建项目及重大活动的档案在完成后的两个月内向学校档案馆移交。

   (二)移交档案必须手续完备,填写移交清册,写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间,交接部门的当事人、负责人双方签名或盖章。

第二十五条 学校档案原则上由学校档案馆永久保管。在国家需要时或学校所存部分档案列入有关国家档案馆接收范围时,应向有关国家档案馆提供所需部分档案原件或复制件。

第六章  档案的管理

第二十六条 档案的分类、编号和排列:根据《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》,结合我校实际情况,我校档案确定为十三个一级类目,具体为:党群类、行政类、教学类、科学研究类、校办产业类、基本建设类、仪器设备类、出版类、外事类、财会类、人物类、声像类、字画类。具体的分类、编号和排列见《上海财经大学各类档案归档范围和保管期限表》。

第二十七条 档案馆要落实档案的保护措施,健全档案的安全保密等制度,切实做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防暴晒、防尘、防霉等工作,对已破损,字迹褪色的档案,应进行修复和复制,学校要为档案保护提供必要条件。

第二十八条 本校各类档案按其保存价值确定保管期限为永久、长期和短期三种:

(一)永久:凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的,对学校、国家建设和历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;

(二)长期:凡是反映学校一般活动,在较长时间内,对本校工作有查考利用价值的,列为长期保管,保管期限为五十年左右;

(三)短期:凡短期内本校需要查考利用的,列为短期保管,保管期限为十五年以内。

第二十九条 档案馆应指定专人负责进行档案统计工作,并按照有关规定,向上级部门上报档案工作基本情况统计报表。

第三十条 档案的销毁:档案销毁严格按照销毁程序办理;销毁前必须由分管领导、档案馆、审监部门和有关职能部门负责人组成鉴定小组进行鉴定;对确需销毁的档案由鉴定小组监督整个销毁过程。

第三十一条 档案信息是学校管理信息的重要组成部分,档案计算机管理系统应作为学校信息系统的子系统,以实现档案信息资源的共享。

第三十二条 学校档案馆应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查,遇有异常情况,应立即向校领导及上级有关业务部门报告,及时处理。

第七章  档案的利用与开放

第三十三条 学校档案馆工作人员要熟悉库藏档案,主动提供利用,尽力发挥档案的信息功能,提高社会效益和经济效益。

第三十四条 按照《档案法》的规定,学校档案应分期分批的向全校和社会开放。学校档案馆开放档案,应遵循下列规定:

   (一)凡持有合法证明的单位或个人,在说明利用档案的目的和范围后,均可查阅利用属于开放范围的档案,并可以摘录和复制;

   (二)利用者要求复制档案,一般由档案馆负责办理,并按规定收费;

   (三)港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案,须经有关主管部门介绍;

   (四)外国机关或个人要求利用档案应按国家有关规定办理;

   (五)未经学校授权或上级主管机关批准,任何组织或个人无权公布档案。

第三十五条 学校档案馆应设立专门的阅览室,并提供档案目录(属开放范围的)、全宗指南、档案馆指南等。

第三十六条 馆藏档案属下列情况之一者不宜开放:

   (一)涉及党和国家秘密的;

   (二)涉及专利或技术秘密的;

   (三)涉及个人隐私的;

   (四)档案形成部门规定限制利用的。

第三十七条 对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案,须经档案馆馆长同意;涉及未公开的技术问题,须经职能部门负责人同意,必要时要报请校领导审查批准。

第三十八条 学校档案馆所保存的档案,主要供本校利用。如其他个人或单位需查阅时,应持介绍信、身份证等有效证件,经档案馆馆长或校长办公室主任同意后,方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密,须经校领导批准。

第三十九条 对于重要的、珍贵的档案和资料,一般不得提供原件使用,如特殊需要,须经档案馆领导批准。

第四十条 学校档案馆必须编制必要的检索工具,著录标准按《档案著录规则》执行。

第四十一条 学校档案馆要开展档案的编研工作,根据学校和社会需要,有计划、有步骤地对档案资料进行研究整理和出版,公布档案须经档案形成部门同意和校领导批准。同时档案馆应参加学校信息网络整体建设,积极为教学、科研与领导决策提供有价值的参考资料。

第四十二条 认真开展档案理论研究,积极参加档案协会活动,努力提高学术水平。

第四十三条 学校档案馆要采取多种形式,如举办档案展览、陈列等,积极开展档案宣传工作和利用者教育活动。有条件可在高年级学生中开设有关档案管理的选修课。

第八章 考核、奖励和处罚

第四十四条 学校建立档案工作的检查、考核和评估制度,档案馆对各部门及专兼职档案员进行考评,并作为学校综合考核内容之一。

第四十五条 对取得突出服务成果和研究成果的个人给予奖励,学校定期召开档案工作先进集体和先进个人的表彰大会。

第四十六条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为,应按照《档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚,并按有关规定记录在案。

第九章  附则

第四十七条 本办法由学校档案馆负责解释。

第四十八条 本办法自发布之日起施行。